Projects & Operations Manager

En Qudox buscamos un Projects & Operations Manager que actúe como el corazón operativo de nuestra área de producción de contenido digital; gestionando solicitudes, procesos y entregas en tiempos establecidos.

Nuestro objetivo es mantener un ecosistema de claridad, comunicación oportuna y trazabilidad para nuestros stakeholders.

El Projects & Operations Manager es un rol de contribuidor individual que reporta directamente al Head of Projects & Operations. Su propósito principal es garantizar que el flujo de trabajo de Delivery funcione con orden, prioridad y cumplimiento estricto. Administrando la carga de trabajo de los equipos, mitigando cuellos de botella y asegurando que cada brief cumpla con los estándares mínimos antes de ser ejecutado.

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Funciones Principales

El tiempo y esfuerzo de este rol se divide en tres pilares estratégicos:

A) Control de Intake y Aseguramiento de Calidad:

• Revisar la completitud de los briefs entrantes según el estándar de definición requerido (Definition of Ready - DoR).
• Aprobar o devolver formalmente las solicitudes a los Gerentes de Cuentas, indicando con precisión quirúrgica los faltantes.
• Registrar, centralizar y actualizar el flujo de ingreso de trabajo en la plataforma de gestión.

B) Asignación y Gestión de Capacidad:

• Asignar tareas a los Service Leads y ejecutores de Delivery según su capacidad actual, prioridad del negocio y afinidad con la cuenta.
• Controlar el Work in Progress (WIP) por ejecutor para evitar sobrecargas invisibles o tareas huérfanas.
• Mediar y resolver conflictos de prioridad operativa cuando dos o más cuentas compitan por el mismo recurso técnico o creativo.
• Monitorear deadlines activos y escalar proactivamente cualquier bloqueo al Head del área antes de que afecte la fecha de entrega.

C) Arquitectura y Mantenimiento del Sistema:

• Documentar y actualizar los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) del flujo de tráfico y Delivery.
• Mantener la herramienta de gestión de proyectos como la única "fuente de verdad" de la empresa (campos, estados y fechas correctas).
• Identificar fricciones recurrentes en el proceso y proponer mejoras basadas en datos antes de escalar.

Requisitos del Perfil

• De 2 a 4 años en roles de coordinación operativa, tráfico o gestión de proyectos.
• Experiencia deseable en agencias creativas, agencias de marketing o productoras de contenido (No excluyente si demuestras las competencias operativas).
• Comprensión práctica de flujos de trabajo iterativos y metodologías ágiles (Kanban / Scrum). 

Habilidades Especializadas (Hard Skills)

• Gestión de Proyectos Avanzada: Capacidad para liderar múltiples entregas en paralelo sin perder el hilo conceptual del flujo.
• Administración de Herramientas PM: Dominio a nivel administrador de ClickUp, Asana, Monday o plataformas equivalentes.
• Uso de Inteligencia Artificial: Incorporación de herramientas de IA (ChatGPT, Claude, etc.) como copiloto para redactar procesos, analizar información y automatizar tareas operativas de texto.
• Documentación de Procesos: Habilidad técnica para redactar manuales y flujos de forma tan clara que cualquier tercero pueda ejecutarlos sin supervisión.
• Análisis de Datos: Manejo intermedio de Excel / Google Sheets para la construcción de trackers y tableros de carga de trabajo básicos.

Habilidades Blandas (Soft Skills)

• Negociación sin Autoridad Jerárquica: Capacidad de gestionar prioridades y compromisos con equipos de trabajo que no te reportan directamente, utilizando empatía, firmeza y tacto.
• Comunicación Directa y Asertiva: Transmisión de bloqueos, estatus y prioridades de forma transparente, eliminando la ambigüedad y el ruido.
• Pensamiento Sistémico: Habilidad para ver la operación como un todo conectado, detectando fallas en las etapas tempranas antes de que impacten el resultado final.
• Autonomía y Criterio de Escalación: Capacidad para tomar decisiones operativas del día a día de forma independiente, sabiendo identificar exactamente cuándo un problema requiere intervención ejecutiva.
• Orientación al Orden: Tolerancia a entornos dinámicos o ambiguos y pasión por transformar el caos en un sistema estructurado.