Ejecutiva de Eventos y Desarrollo Comercial

Propósito del Puesto

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Apoyar directamente en la planificación, coordinación y supervisión de eventos corporativos, lanzamientos, activaciones de marca y experiencias BTL, asegurando una ejecución organizada y alineada con los requerimientos del cliente, los tiempos y el presupuesto aprobados. Asimismo, impulsar el desarrollo comercial de QUDOX mediante la prospección de clientes, reuniones de presentación, elaboración depropuestas y seguimiento de oportunidades de negocio.

Funciones Principales:

• ‍Operación y producción de eventos:‍
• Apoyar la planificación y ejecución de eventos corporativos, lanzamientos, activaciones y experiencias de marca.
• Realizar scouting y visitas técnicas para identificar necesidades de espacio, producción, logística y acceso.
• Preparar y actualizar cronogramas, listas de control, agendas, responsables y requerimientos de cada proyecto.
• Coordinar proveedores y personal asignado; supervisar montajes, eventos y desmontajes en sitio.
• Verificar tiempos, entregables y estándares de calidad; resolver imprevistos dentro de su alcance y escalar los que requieran aprobación.‍

• ‍Clientes y propuestas:‍
• Participar en reuniones con clientes y documentar objetivos, público, fechas, presupuesto y entregables solicitados.
• Solicitar cotizaciones, comparar opciones y preparar presupuestos con alcances y exclusiones claros.
• Elaborar propuestas, presentaciones y materiales de apoyo en coordinación con Events & PR Lead, RevOps y el equipo creativo.
• Presentar opciones aprobadas, dar seguimiento a ajustes y confirmar por escrito los acuerdos relevantes.‍

• ‍Desarrollo comercial:‍
• Identificar y prospectar empresas con necesidades de eventos, producción y activaciones BTL.
• Agendar y realizar reuniones para presentar el portafolio de servicios de QUDOX.
• Registrar prospectos y oportunidades con datos de contacto, necesidad, etapa, valor estimado y siguiente acción.
• Dar seguimiento a propuestas y coordinar los pasos necesarios para avanzar hacia el cierre con las personas responsables.
• Detectar oportunidades de recompra o servicios complementarios y canalizarlas al equipo correspondiente.

• ‍Proveedores y controladministrativo:‍
• Mantener actualizada la base de proveedores, sus especialidades, contactos y desempeño.
• Coordinar entregables, horarios, requerimientos técnicos y condiciones previamente aprobadas.
• Preparar solicitudes de órdenes de compra y reunir cotizaciones, respaldos y facturas de proveedores para el trámite interno.
• Actualizar el control de costos y pagos; reportar desviaciones y dar seguimiento con Finanzas sin prometer fechas no confirmadas.‍

• ‍Reportes y mejora continua:‍
• Reportar avances de producción y estado de las oportunidades comerciales con próximos pasos y responsables.
• Preparar el cierre de cada evento con evidencias, incidencias, costos y evaluación de proveedores.
• Documentar aprendizajes y proponer mejoras para futuros eventos y procesos de seguimiento comercial.

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Funciones Principales:

• ‍Formación y experiencia:‍
• Estudios en Mercadeo,Comunicaciones, Publicidad, Relaciones Públicas, Administración o carreras afines.
• Experiencia de 1 a 3 años en producción de eventos, agencias BTL o gestión comercial.
• Experiencia coordinando proveedores, atendiendo clientes y dando seguimiento a cotizaciones y proyectos.

• ‍Conocimientos técnicos:‍
• Producción y logística de eventos, montaje y coordinación de personal y proveedores.
• Elaboración de cotizaciones, presupuestos y presentaciones comerciales.
• Prospección, levantamiento de necesidades y seguimiento de oportunidades de negocio.
• Manejo de Excel y PowerPoint o equivalentes; manejo de archivos y controles en plataformas colaborativas.
  

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